Amazon-Gründer Jeff Bezos hat zwei Regeln für erfolgreiche Meetings
Wie wichtig wöchentliche Meetings mit Mitarbeiter sind, habe ich als Managerin in Namibia lernen dürfen. Es war nicht immer leicht als Frau, Arbeiter und Tagelöhner auf die Unternehmensphilosophie auszurichten. Erschwerend kam hinzu, dass die meisten Tagelöhner zwar hart arbeiten konnten, doch nur über geringe bis gar keine Bildung verfügten. Somit war zu Beginn meiner Zeit als Führungskraft, unter afrikanischen Bedingungen, die Personalführung eine große Herausforderung.
Das sah so aus, dass Arbeitsaufträge nicht vollendet, Zeitfenster nicht eingehalten und persönliche Interessen verfolgt wurden. Das Korrumpieren von Auftragsgebern, die Unterschlagung und Veruntreuung von Unternehmensgeldern, Betriebs- und Geschäftsausstattung war ebenfalls nicht ungewöhnlich.
Der Minuten Manager von Kenneth Blanchard
Damals rettet mich ein kleines Buch „Der 1 Minuten Manger“ eine Empfehlung eines Mitarbeiters vom Deutschen Entwicklungsdienst DED. Er lieh mir das Buch und ich setzte es um.
Einer der wohl wertvollsten Tipps war für mich das wöchentliche Meeting, welches mir zu großem Erfolg verhalf. Meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen liebten mich als Führungskraft, sie übernahmen Verantwortung und Präzession in ihrem Handeln und sind bis heute stolz darauf Teil des Unternehmens zu sein. Umsatzzahlen und Prestige sowie Bekanntheitsgrad verhundertfachte sich. Wie war das möglich?
"Zwei-Pizzen-Regel" von Jeff Bezos
Aus dem Grund viel meine Aufmerksamkeit auf den Artikel von der Finanz.net mit dem Titel „Amazon-Gründer Jeff Bezos: Zwei Regeln für erfolgreiche Meetings“. Und ich möchte aus meiner eigenen Erfahrung heraus diesen zwei Regeln zustimmen.
Jeff Bezos spricht von der richtigen Gruppengröße die er mit der „Zwei Pizzen-Regel“ erläutert. Demnach möge die Gruppe nur so groß sein, dass diese mit zwei Pizzen satt würden. Das bezieht sich auf die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter nicht vorbereitet kommen oder in irrelevante Gespräche abschweifen.
Meine Erfahrung war genau dieses Phänomen. Mit Wachstum des Unternehmens, wuchs auch die Anzahl der Mitarbeiter und das Auftragsvolumen. So saßen statt 3 Mitarbeiter plötzlich 15 Mitarbeiter im Meeting. Ergebnis war, aus 30 Minuten wurden 3 Stunden Meetings, unnütze Diskussionen, unvorbereitete Mitarbeiter und Frustration neben dem Zeitdruck.
Tipp 2 von Jeff Bezos „Gemeinsames Lesen“
Auch dem zweiten Punkt „gemeinsam lesen“ von Jeff Bezos kann ich beipflichten. Aufgrund des Unternehmenswachstums hatten alle Mitarbeiter einen größeren und komplexeren Aufwand und deswegen schon wenig Zeit sich entsprechend vorzubereiten. Aber vielleicht war es auch ein bisschen der mangelnden Bildung geschuldet, dass es viel effizienter war, Listen, Aufträge, Tabellen gemeinsam zu lesen. So konnten mangelndes Verständnis gleich aufgeklärt werden und mögliche Fehler vermieden werden, was unglaublich viel Zeit, Nerven und Geld spart.
Ein Beispiel für die Konsequenzen, wenn man die Jeff Bezos Regel nicht einhält
Ein Beispiel zeigt, die Zusammenhänge und Folgen bevor ich das wöchentliche Meeting und das gemeinsame Lesen eingeführt hatte. Ein Mitarbeiter bekam den Auftrag eigenverantwortlich mit einem Team ein Wiederaufforstungsgelände einzuzäunen. Als ich nach einem halben Tag das Wiederaufforstungsgelände besuchte, um mir einen Eindruck vom Fortschritt des Projekts zu machen, traf mich fast der Schlag.
Der Mitarbeiter kam voller Stolz zu mir und berichtete, dass sie mit dem Ausheben der Löcher für Zaunpfähle bereits fertig seien aber es zu wenig Zaunpfähle gäbe. Das konnte nicht sein, denn ich hatte genau ausgerechnet wieviel Pfähle für das Gelände benötigt wurden. Wurden die Holzpfähle womöglich entwendet? Nein, das war es nicht. Mein Blick auf die geleistete Arbeit zeigte, dass die Arbeiter zwar die Löscher ausgehoben hatten, doch dies nicht in einer geraden Reihe angelegt waren. Die eigentliche gerade Linie, verlief in solchen Kurven, das sie eher einer zweidimensionalen Achterbahn glich. Folge dessen benötigten sie mehr als das Doppelte der Holzpfähle und Zaunmaterial. So ein Fehler gibt das finanzielle Budget jedoch nicht her.
Und obwohl es natürlich ein Tumult bei den Arbeitern gab, holte ich die Richtschnur, fixierte sie an Punkt A und Punkt B, um eine gerade Linie zu bilden und beauftrage sie erneut Löcher zu graben die genau an der Richtschnur entlanglaufen sollen. Und was für ein Wunder, Zaunpfähle und Zaunmaterial reichten aus. Dabei sei noch erwähnt, dass in Afrika Manpower und Zeit natürlich wesentlich günstiger sind als in Deutschland.
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